Secrétaire Organisme de formation (H/F)

Fondée en 1872 et reconnue d’utilité publique, Association Addictions France propose un accompagnement médico-psycho-social aux personnes en difficultés avec des conduites addictives et à leur entourage. Avec 98 centres implantés à travers toute la France métropolitaine et à la Réunion, 1900 salariés et 900 bénévoles, l’association agit au plus près des populations.

L’organisme de formation en Auvergne Rhône-Alpes est composé :d’une équipe pédagogique de professionnels de terrain et d’experts en addictologie basée sur les départements ; d’une équipe de coordination pour assurer une réponse réactive, coordonnée et de qualité aux demandes de formation sur la région ; d’une équipe de pilotage pour assurer la mise en œuvre d’une démarche qualité en lien direct avec le siège de l’association. Sous la responsabilité de la directrice régionale, le poste à pourvoir doit soutenir l’équipe de coordination de la région Auvergne Rhône-Alpes.

Association Addictions France (anciennement ANPAA) est une association loi 1901, reconnue d’utilité publique et agréée d’éducation populaire, implantée sur l’ensemble du territoire national avec 15 directions régionales coordonnées par son siège national, et animée par des bénévoles et 1900 professionnels. Association Addictions France, dans le cadre de son organisme de formation, propose des formations à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées aux conduites addictives.

• Saisie informatique

  Saisie des dossiers de l’organisme de formation dans le logiciel DIGIFORMA

• Participations aux réunions

  Participation aux réunions mensuelles, en visioconférence, proposées par le siège dans le cadre d’échanges de pratiques DIGIFORMA

• Mise à jour des évolutions DIGIFORMA/QUALITOPI

  Mise à jour des évolutions DIGIFORMA/QUALIOPI via la veille proposée par le siège et • Rédaction et mise à jour des process DIGIFORMA en lien avec la responsable Qualité siège et

• Facturation

  Envoi des factures aux clients via DIGIFORMA et suivi administratif en lien avec la comptable

• Suivi des mails

  Suivi de la boite mail de l’OF en région

• Echanges avec les formateurs

  Echanges avec les formateurs par mail, visioconférence, téléphone pour le suivi des dossiers et appui technique auprès des formateurs

• Aide à la préparation des audits

  Aide à la préparation des audits Qualiopi

• Contacts avec les clients

  Orientation des demandes des clients et administration de questionnaires de satisfaction annuels auprès des clients et recueil des réponses

• Soutien à l'élaboration du catalogue de formation

  Soutien à l’élaboration du catalogue de formation en Auvergne Rhône-Alpes

• Suivi administratif

  Tenue à jour de tableaux de suivi

Nous recherchons un poste de secrétaire de l’Organisme de formation en Auvergne Rhône-Alpes, à 0.5 ETP en CDI. Le poste recherché est pour la région Auvergne Rhône-Alpes, basé à la direction régionale à Lyon 9e. Il sera possible d’occuper le poste en distanciel avec une présence ponctuelle à la Direction régionale. Les équipes de formation de la région interviennent en Auvergne Rhône-Alpes. Le/la secrétaire de l’Organisme de Formation est en charge de la gestion administrative de l’organisme de formation en Auvergne Rhône-Alpes. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la Responsable Prévention Formation Régionale, la référente Qualité et les équipes pédagogiques. Nous recherchons une personne ayant le profil de secrétaire/assistant(e) administrative avec les compétences afférentes, ainsi qu’une maîtrise indispensable de l’outil informatique et digital. Une connaissance du milieu de la formation professionnelle, de la certification Qualiopi et du logiciel DIGIFORMA sera appréciée. Les qualités suivantes sont également attendues : excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travail en équipe ; motivation, sens de l'organisation, autonomie dans la gestion des tâches attendues ; rigueur administrative. Diplômes : Bac + 2 minimum – Gestion administrative, secrétariat. Expérience : 12 Mois minimum sur même type de poste ou similaire.

Selon la grille de Convention collective 66, secrétaire technicien supérieur, prime Ségur, accord de télétravail, tickets restaurant selon accord employeur, CSE, 9 jours de congés trimestriels, contrat mutuelle et prévoyance.